”Framgångscheferna som är bra på att kommunicera när allt går bra men inte klarar av det i ett motgångsläge har en jätteresa att göra i förtroende.” Det säger Marie Hallander Larsson, HR-direktör på Akademiska Hus och en av Sveriges mest erfarna personalchefer när det gäller krishantering. Här svarar hon på våra frågor om hur en kris kan hanteras.
Vad har du för erfarenhet av krishantering som personalchef?
Jag har nästan alltid jobbat i krisbolag. På Scandic Hotels var vi bara tre veckor från konkurs. Vi var akut utan pengar, inte på grund av samhällsklimatet utan på grund av dåligt chefs- och ledarskap. Jag jobbade på Swedbank när man tvingades ta hjälp av de statliga lånegarantierna. Under de fyra år jag jobbade på Posten sa vi upp mellan femtusen och tiotusen personer varje år på grund av den stora omställningen av vårt uppdrag. En kris kan ha många ansikten. Nu är det en kris för alla med en pandemi. Det här har vi aldrig ställts inför och vi ska ha respekt för att vi är födda i ett land där vi inte är vana vid att hantera en kris, som också är internationell, och som berör precis alla människor.
Hur gör man för att hantera kriser som chef?
I kriser behöver man ha väldigt öppen kommunikation. Vi människor agerar och reagerar olika när det blir kris. Det är inte så konstigt, för det beror på hur nära krisen ligger en själv. I krissituationen just nu med corona berör krisen inte bara företaget och medarbetarna utan även medarbetarnas familjer. Familjemedlemmar kanske går bort och sambon kanske också är varslad. Det börjar och slutar med hur man kommunicerar med människor. Bland det viktigaste man kan göra är att svara på frågan varför man gör något. Oavsett hur folk reagerar – om de blir arga, tysta eller pratsamma – så är det gemensamma att de försöker förstå vad som händer och varför.
Hur gör du och dina medarbetare på HR?
Den kris vi har nu berör alla grundvalar, både förtroendet för politiken och för näringslivet. Vi som är närmast, chefen och arbetsplatsen, behöver vara en trygg punkt och då kan man inte säga upp folk per mail som jag har hört att en del har råkat ut för. Om du måste varsla dina medarbetare så räcker det inte med att enbart hantera varslet utan även familjeoron. Vi kommunicerar väldigt mycket med våra chefer. Om cheferna ska vara den trygga punkten – hur ska de orka om det här blir långvarigt? Många chefer har också familjemedlemmar som mår dåligt. Vi går ut varje vecka med nyhetsbrev med verktyg, information och diskussioner. Det viktigaste vi kan göra på HR nu är att skapa trygghet för cheferna.
Hur hanterar du som personalchef kriser på ett personligt plan?
Jag har en stor fördel av att vara chef själv för då kan jag rekrytera för att kompensera för mina tillkortakommanden. Jag har alltid varit lyckligt lottad att ha duktiga medarbetare och har varit noga med att ta hjälp. Jag har en devis att det är fint att be om hjälp. Det är lätt att man som chef försöker vara He-Man, för alla förväntar sig det. Jag lärde mig snabbt på Scandic att jag inte fixar det här själv. Vi var tre personer på HR-avdelningen och hade sextusen anställda. Sedan är jag också lyckligt lottad att vara hästtjej. Jag kan inte säga till min häst att ”det är coronatider just nu” utan han behöver mat och ridning. Det är en viktig del av min dag, en rutin som gör att jag får distans.
Hur vet man om man reagerar rationellt eller irrationellt i en kris?
Genom att ha människor omkring sig som ger hjälp och som kan ge perspektiv. Det är ett av de viktigaste verktygen man har. Om man har väldigt många frågor att lösa samtidigt så kan någon se det och säga att ”släpp det där, det tar jag”. Eller ”Marie, det där behöver vi inte lösa just nu”.
Hur kommer den här krisen att påverka företag på sikt?
Nu ställs förtroendet på sin spets. Det finns de som är framgångsledare och som står på barrikaderna och gör jättecoola grejer. När det blir kris och man inte kan hantera allvaret i krisen så beter man sig plumpt. Framgångscheferna som är bra på att kommunicera när allt går bra med inte klarar av det i ett motgångsläge har en jätteresa att göra i förtroende. Det kvittar att de har ett starkt varumärke. Om de inte kan hantera det här så sprids det som en löpeld. Men varumärken som inte är så hippa idag kommer att gå stärkta ur krisen. De har en möjlighet att lyfta varumärket enormt.
Maries tre råd för att hantera ett krisläge
- Var noga med att förklara varför ni genomför åtgärder som påverkar medarbetarna negativt. Nietzsche sa att människor tål hur mycket som helst bara de förstår varför. Det lever jag efter.
- Kommunicera. Även om du inte har något nytt att kommunicera så är det också kommunikation. Det är en självklarhet men vi ser ofta hur avgörande det är.
- Kom ihåg att chefer också är människor. Cheferna längst ut i fronten måste få rätt förutsättningar, både en klapp på axeln och förståelse för varför organisationen måste göra vissa åtgärder.