Det har gått nästan ett och halvt år sedan pandemin förändrade vårt samhälle och arbetsliv för all framtid. Att enbart ha möten via teams eller andra digitala kanaler ansågs i det närmaste som omöjligt innan pandemin och de fysiska mötena tycktes vara en viktig förutsättning för att arbetet skulle fungera så bra och effektivt som möjligt. Men Trafikverket tog fram en strategi som gjorde det omöjliga möjligt. ”Vi visade för omvärlden och för oss själva att vi kan ställa om snabbt och fortfarande leverera som vi ska, men under helt andra former” säger Niclas Lamberg, HR-direktör.
Niclas Lamberg har sedan februari 2020 lett HR- krisledning på Trafikverket, gruppen ansvarar för allt som rör medarbetare och chefer med anledning av pandemin. Exempel på åtgärder är stöd och vägledning till chefer, bedömningar kring hur det går för organisationen samt vilka åtgärder som behöver göras för att verksamheten ska fortsätta att fungera så bra som möjligt. Niclas berättar att hans största fokus i början av pandemin var att skapa stor trygghet och ett lugn i organisationen, när det uppstår oro och rykten är det viktigt att ha interna kanaler med tillförlitlig information. Trygghet och förtroende är det viktigaste att upprätthålla under en kris med snabba förändringar.
När Trafikverket behövde ställa om blev alla medarbetare som hade möjlighet rekommenderade att arbeta hemifrån i stället för på kontoret. Det var definitivt en utmaning i en organisation som har cirka 10000 medarbetare över hela Sverige. Niclas menar att det var viktigt att se till varje medarbetares individuella behov eftersom förutsättningarna för att kunna arbeta hemifrån skiljer sig åt. En tredjedel av medarbetarna arbetar i en operativ miljö och därmed inte möjligheten att arbeta på distans, här ägnade vi extra kraft på att säkra de fortsatt hade en trygg och välfungerande arbetsmiljö. Den sociala situationen hemma skiljer sig även åt och cheferna har fått vägledning och stöttning för att lättare kunna fånga upp och uppmärksamma de medarbetare som kände en viss stress eller oro. Samtalsstöd genom företagshälsovården har hela tiden funnits lättillgängligt för samtliga medarbetare och chefer.
”Medarbetarna är så oerhört viktiga i vår organisation och det sociala skyddsnätet i en organisation måste finnas där för att fånga upp dom som behöver; vi stöttar, vägleder och hjälper varandra att växa.”
Pålitliga, engagerade och modiga, det är de värdeorden som är grunden till Trafikverkets företagskultur. Niclas menar att företagskulturen på många sätt har stärkts under den här perioden; Vi talar om pålitliga, engagerade och modiga medarbetare och det är ingen tvekan om att alla chefer och medarbetare har visat ett otroligt stort prov på att verkligen leva upp till våra värderingar. Han är otroligt stolt över hur medarbetarna och cheferna har hanterat pandemin men även också hur väl organisationen har fungerat de senaste 17 månaderna. Niclas tips för att lyckas med en organisations omställningsarbete är framför allt att hitta en bra struktur som fungerar långsiktigt; hur skapar du uthållighet och förståelse för en förändring och hur får du en varaktighet över tid, det är otroligt viktigt att tänka på i utformningen av en strategi.
”Vi har gjort undersökningar bland våra medarbetare där 70% säger att de skulle föredra att få fortsätta jobba 1–2 dagar i veckan hemifrån, och det ligger väldigt väl i linje med hur vi tänker göra framåt.”
Trafikverket formar just nu sitt arbetssätt och sin strategi framöver, dock vet man redan idag att distansarbetet blir ett större inslag i många medarbetares arbetsliv. En viktig parameter vid distansarbete är dialogen mellan chef och medarbetare kring verksamhetens och medarbetarens förutsättningar. Fokus under hösten blir utformning av arbetsplatserna, hur resor och möten ska genomföras och hur vi skapar ännu mer attraktiva mötesarenor när vi väl möts, säger Niclas. Både medarbetarskapet och ledarskapet kommer att förändras och det är en ständig process för både medarbetarnas personliga utveckling och för organisationen som helhet. Vi har verkligen fått kvitton på att man tycker att Trafikverket har gjort många bra åtgärder under året men jag ger också stort beröm till alla medarbetare och chefer som har gjort det möjligt.
Våga vara tydlig i ledarskapet, en organisation som går igenom en kris måste ha ett moget och stabilt ledarskap på alla nivåer som tar organisationen igenom krisen för att det ska fungera i en sådan här situation. Det senaste ett och halvt året har verkligen visat att ingenting är omöjligt och att allting går att lösa även om det krävs nya innovativa metoder och utförs under andra former, avslutar Niclas med.
”När du har rätt motivation och drivkraft så klarar du så otroligt mycket mer än du trodde och det är imponerande. När vi klarat oss igenom det här kan vi klara vad som helst, och det gäller både för Trafikverket och för samhället som helhet.”