Den 5 december 2023 kl 10:00 klev jag in i VD-kansliet som ligger högst upp på huvudkontoret i Solna, för att träffa PostNords Koncernchef. Knappt 20 minuter senare var mitt första VD-uppdrag avslutat. Nästan 24 fantastiska år på Posten och sedermera PostNord Sverige var till ända.

Formellt var orsaken bristande resultatutveckling i förhållande till koncernchefens förväntningar. Efter ytterligare lite kallprat reste jag mig och tackade för tiden som varit, samtidigt som vi artigt skakade hand. På vägen ut ur ”VD-kansliet” som det heter på ”PostNord-språk”, hann jag tänka; ”Här går jag nu ut på okänd mark och har för första gången blivit entledigad – eller sparkad som det heter i folkmun och i media”. Det pirrade till i hela kroppen – av nyfikenhet, men också av rädsla för det okända. En ny tid väntade…

Gick ner till plan 11 där resten av PostNord Sveriges ledning och staber sitter. Planen var att gå till mitt rum och hämta mina personliga tillhörigheter för att sedan lämna helt. Men istället för att svänga höger valde jag vänster och tog ett av mina otaliga ”varv”. Mitt varv var något som jag varje dag försökte göra. D v s gå runt och hälsa och tala med medarbetare och chefer. Syftet var både att visa mig och (kanske främst) stämma av sinnesstämningen och kunna svara på frågor. Samtidigt kunde jag själv fråga om hur det gick och vad som var på G i de olika avdelningarna. Det var ett sätt för mig att lägga örat mot rälsen och visa att jag som ytterst ansvarig chef och ledare brydde mig om min viktigaste tillgång – mina medarbetare. När jag nu gick mitt sista varv och sedvanligt hälsade, konverserade och småpratade lite, tänkte jag att det här nog var sista gången som jag skulle komma att se många av dessa och jag reflekterade över hur mycket jag skulle komma att sakna både Posten/PostNord och alla fantastiska medarbetare i PostNord Sverige. Dagen efter, den 6 december skulle det bli officiellt att jag fått gå på dagen.

I bilen på väg ut ur garaget kom så ledsamheten över mig och jag funderade bland annat på om jag verkligen hade agerat rätt när jag valde denna väg. En väg som oundvikligt skulle leda till att jag måste lämna företaget – något som är helt naturligt när man inte är överens med sin chef om strategin och vägen framåt – och även inser att man börjar kompromissa med sina egna kärnvärden. Efter en stunds funderande kunde jag bara konstatera att jag borde ha gjort detta långt tidigare – och det blev en erfarenhet att ta med framöver. När jag kom ut ur garaget och styrde bilen hemåt log jag lite för mig själv och tänkte att det nästan blev exakt tre år på mitt första VD-uppdrag. Jag är helt övertygad om att det inte kommer bli mitt sista!

Med denna inledning vill jag betona hur viktigt det är att förstå att inget varar för evigt och att ett VD-uppdrag, förutom allt som gör det så stimulerande även har en baksida. Du kommer med största sannolikhet att bli väldigt ensam, få jobba hårt, behöva lägga mycket tid på jobbet även kvällar och helger, alltid förväntas vara tillgänglig – och riskera att allt kan få ett abrupt slut. Sådant händer och är normalt – vilket man måste veta innan det första VD-uppdraget påbörjas. Tiden som en VD sitter på en och samma stol blir allt kortare – detta är både väldokumenterat och omskrivet. Snittet för hela börsens A-lista är 46 månader – knappt fyra år. Ser man endast till mest omsatta-listan reduceras tiden till 34 månader, vilket inte ens är tre år.

Att kliva på sitt första VD-uppdrag är förstås både spännande och utmanande. Här är några tankar om vad som är bra att beakta, vilka fallgropar som bör undvikas och vilka grupperingar som kan ha störst påverkan på din framtid och framgång som VD. Två saker är redan nämnda i ingressen – vikten av att vara synlig och lyssna, men också stå upp för det du tror på och inte göra avkall på egna grundläggande värderingar, även om konsekvensen skulle kunna bli att du blir av med jobbet.

När jag själv var ny i rollen som VD för PostNord Sverige hade jag under hösten varit med i en rekryteringsprocess och ställts mot andra interna och externa kandidater, innan jag till slut i december 2020 fick uppdraget. Ett uppdrag som innebar att jag skulle bli chef över mina kollegor i ledningsgruppen. Något som i sig medför utmaningar. Bland olika situationer att gå in i som ny VD skulle jag nog säga att de mest förekommande är dessa:

– Att få ta över som första externa VD efter att företagets ägare valt att lämna det dagliga operativa arbetet.
– Att få ta över efter att en VD gått vidare till ett nytt uppdrag.
– Att få ta över ett företag där en ”turn around” behöver göras.
– Att få ta över ett företag där en ny satsning ska göras och ny kompetens/nytt ledarskap erfordras

I alla dessa lägen finns utmaningar som kräver fingertoppskänsla för att lyckas. Men det finns några gemensamma nämnare/råd – viktiga både för att snabbt kunna sätta sig in i uppdraget och för att kunna säkra framgång över tid.

Här följer 7 goda vanor

Var synlig och inlyssnande: Ett av de bästa sätten att börja ett nytt uppdrag på, förutom att läsa in sig på affärsplaner och strategidokument är att lyssna på sina chefer, medarbetare, styrelse, ägare och andra viktiga intressenter för att kunna förstå deras perspektiv, behov och förväntningar. Ofta talar man om de första 100 dagarna som en tid för att påverka och göra sin analys av företaget. Själv började jag med att göra det jag alltid gör när jag kliver på nya uppdrag. Jag träffar mina underställda chefer men även ytterligare minst ett led chefer under dem som direktrapporterar till mig – ibland två led, för ett ”lära -känna-samtal”. Syftet är att bättre och på ett mer jordnära sätt kunna förstå vad som i nuläget fungerar bra men även kan förbättras ytterligare – samt vad som inte fungerar utan behöver förändras. Samtidigt lär du och dina chefer känna varandra. I min nya roll som VD för PostNord Sverige träffade jag fler än 100 chefer och tusentals medarbetare – lärde känna flera led av dem och fick insikt i hur chefs-, ledar- och medarbetarskapet fungerade, vilken kultur som rådde – samt vad jag behövde göra för att vi skulle bli framgångsrika. Materialet blev gediget och otroligt värdefullt för mig i mitt arbete.
Mötena skedde ofta genom att jag åkte runt i organisationen (minst en dag i veckan både initialt och över tid) och då även mötte fackliga företrädare och kunder/partners för att i de olika sammanhangen tala om nuläget och vägen framåt samt lyssna in behov och önskemål för att på bästa sett kunna förstå vad jag som ytterst ansvarig kunde göra för att skapa rätt förutsättningar för alla att lyckas i sitt uppdrag.
Med fackliga företrädare tog jag gott om tid till informella samtal och dialoger för att få deras syn på vad som fungerade bra, mindre bra och vad som kunde utvecklas ytterligare – samt ta del av deras förslag till prioriteringar, ämnade att skapa rätt förutsättningar för våra medarbetare.

Skapa en Vision: Utgå ifrån lagda strategier och affärsplaner, fundera gärna tillsammans med ledning, fackliga företrädare och andra intressenter på vart företaget är på väg och vad som behöver uppnås under din ledning för att realisera det. Förankra det därefter i styrelsen innan du kommunicerar vidare till alla chefer, ledare och medarbetare. Skapa en tydlighet om vad det är som ska uppnås de närmaste tre till fem åren. Vad krävs för att vi ska ta oss dit? Vilka vill vi vara? Vad ska vårt varumärke och vår kultur kännetecknas av och vad för slags chefs-, ledar- och medarbetarskap erfordras för att nå dit? Koppla ihop hjärnan med hjärtat.

Fokusera på Relationer: Inget börjar med resultat – allt börjar med oss människor! Således är en nyckel till framgång att skapa goda relationer med nyckelpersoner, viktiga intressenter i företaget och utanför. Det kan vara särskilt viktigt att snabbt skapa en aktiv dialog och bygga förtroende hos styrelse och ägare.

Var Tydlig med Förväntningar: Klargör dina förväntningar för ledning, chefer och medarbetare. Förklara vilken typ av chefs-, ledar- och medarbetarskap samt kultur som du vill skapa och varför – även uttryckt i punkt 2. Var tydlig med hur du kommer jobba med planering, ledning, styrning och uppföljning för vägen från nuläget till målet.

Stärk din kommunikation: Du kan vara hur kompetent som helst som chef, ledare, strateg och VD – men kan du inte kommunicera korrekt devalveras ditt värde och förtroende blixtsnabbt. Mitt råd är att ta hjälp och säkra att du kommunicerar rakt, tydligt och med hjärta – att det görs ofta och i varierande kanaler, till olika målgrupper. Detta är svårt på riktigt och jag har genom åren sett många VD misslyckas – med följder som minskat förtroende i företaget för dem själva och ledningen, mindre framtidstro, engagemang och trivsel, högre personalomsättning och i förlängningen sämre framdrift med sämre resultat.

Håll hårt i det du tror på och dina kärnvärden: Att vara ytterst ansvarig VD innebär inte bara rättigheter utan också skyldigheter, både mot andra och dig själv. För att bli trovärdig i din kommunikation och i ditt ledarskap måste du tro på det du gör. Ditt uppdrag är att påverka och driva det som styrelse och ägare vill göra för att skapa värde till företaget. Men – och detta men är viktigt – om det är något du själv inte tror på eller som går emot dina egna kärnvärden är det också ditt uppdrag att stå upp för vad du tror är rätt att göra. Försök påverka intill dess beslut har fattats – därefter behöver du fundera på om du kan stå bakom det beslut som du förväntas genomdriva. Kan du inte göra det så behöver du ta konsekvenserna. Att försöka driva igenom beslut som du själv inte själv tror på brukar sällan vara framgångsrikt, vare sig för dig som person eller för företaget.

Lägg in fyrans växel och ”tugga”: En sak som jag tidigt har fått lära mig är att sätta rätt ambitionsnivå och säkra uthållighet i det som ska göras. Att vara VD är inget 100-meterslopp utan ett ultramaraton. Jag har sett många chefer och VD gå ut alltför hårt och inte orkat fullfölja loppet över tid – med varierande negativa följder.

4 fallgropar att undvika
Goda råd och vanor finns många – men även fallgropar som med fördel ska undvikas, för att kunna lyckas och bli framgångsrik. Här nämns några.

Överdrivet Självförtroende: Som ny VD kan du känna behov av att visa att det är du som bestämmer, behärskar allt och har kontroll. Men var försiktig så att du inte framstår som kall, arrogant eller ovillig att lyssna på andras råd och feedback. Jag har genom min karriär sett det på nära håll och det tenderar oftast att slå tillbaka negativt.

Alltför Snabba Förändringar: Även om du har stora visioner – se till att göra analysen av företaget ordentligt och försök förstå dess kultur och processer innan du genomför drastiska förändringar. Alltför snabb omställning kan skapa motstånd, samtidigt som du kan tvingas backa på nyss tagna beslut och då tappa i både effekt, förtroende och värdefull tid.

Att ignorera feedback/Kritik: Att inte ta hänsyn till konstruktiv feedback och kritik eller att avfärda den kan vara skadligt för din relation med såväl ledning, chefer och medarbetare, som styrelse och ägare. För den som framfört kritiken kan det ge en upplevelse av att inte bli sedd och hörd och att det inte är någon mening med att lyfta idéer och förbättringsförslag. Möjligheter för organisationen att utvecklas kan gå förlorade – på lång sikt förödande för företaget. Vidare bidrar det ofta till negativ psykologisk trygghet och minskad öppenhet/tillit i organisationen när chefer ger, men inte upplevs ta emot feedback.

Att tala nedlåtande eller illa om din företrädare/tidigare VD: Här är det lätt att gå i fällan och ensidigt lyfta upp allt som varit dåligt i företaget och med tidigare VD – samt nämna allt som måste förändras/förbättras. Genom att göra det riskerar du att få delar av organisationen emot dig – något som ofrånkomligt kommer att leda till minskade utsikter för dig att lyckas. Jag har dessvärre sett detta ett par gånger under min karriär.

Sammanfattningsvis – som förstagångs-VD är det viktigt att vara inlyssnande och lyhörd, samtidigt som du är strategisk och tydlig med din vision och inte ger avkall på förmågan att fatta beslut och driva igenom dessa. Undvik att rusa in i stora förändringar utan att först ha förstått företagets kultur och vilka viktiga intressenter som finns. Bygg relationer med och visa respekt för dessa! Men framför allt – kom ihåg att inget börjar med resultat, utan allt börjar med oss människor! Lycka till med ditt första VD-uppdrag!

Mvh Mathias

Om Mathias Krümmel
Mathias är en tidigare officer som under sin karriär sadlat om till näringslivet. Mathias har varit anställd på Postnord sedan 2000 och har haft flera ledande befattningar på PostNord genom åren. Sedan januari 2021 har han varit vd för Postnord Sverige. Mathias Krümmel lämnade i december 2023 PostNord, ledningen och vd-posten för Postnord Sverige. Mathias har briljerat genom att ha under de senaste 24 åren lett och genomfört en av Nordens största företags transformationer, för att realisera dess fulla potential. Mathias Krümmel är känd för att vara en ledare som tror på medarbetarnas inneboende kraft och vilja att vara med och göra skillnad. Han är vinnare av titeln ”Årets VD Employer Brand 2022”.

7 goda VD-vanor och 4 fallgropar!